Cloud Computing, hat in den letzten Jahren die Welt im Sturm erobert.  Unternehmen wie Microsoft und Adobe haben sind heute auf Software-as-a-Service (SaaS) fokussiert.

Die Chancen stehen gut, dass viele Mitarbeiter bereits persönliche OneDrive-, Dropbox-, Google Apps- oder Office 365-Konten nutzen, um Daten zu synchronisieren und gemeinsam zu arbeiten. Wenn ein Unternemen noch nicht in der Cloud ist, tun Mitarbeiter dies einfach ohne offizielle Unterstützung der IT und damit ohne jeglicher Kontrolle. Die Frage ist also nicht, ob Sie sich mit Cloud-Lösungen für Ihr Intranet beschäftigen sollten, sondern wie Sie die Technologie am besten nutzen und dabei die häufigsten Fallstricke vermeiden.

Das Gute daran

Einer der Hauptvorteile der Nutzung von Cloud-Anwendungen in Ihrem Intranet ist, dass sie sich positiv auf die Produktivität auswirken. Dies hängt natürlich von der Verwendung der richtigen Arbeitsabläufe und Methoden ab. Im besten Fall können kollaborative Produktivitätsanwendungen wden Bedarf an persönlichen Besprechungen, mehreren Versionen von Dokumenten oder zeitaufwändigen Beratungen, Neuschreiben und Beiträgen im Round-Robin-Stil deutlich reduzieren.

Abgesehen von den Faktoren, die eine Cloud für die Benutzer attraktiv machen, gibt es eine Reihe von überzeugenden Gründen, warum auch die IT von der Cloud profitiert. Wenn Sie Dienste nutzen, die in einer öffentlichen Cloud von Google, Microsoft oder Amazon gehostet werden, wird eine Menge Wartungsarbeit ausgelagert. Sie müssen sich weniger Gedanken über Software-Upgrades oder den Umgang mit Lastspitzen in Ihrem Netzwerk machen.

Dank hybrider Cloud-Implementierungen können Sie sogar Cloud-Services integrieren, die so aussehen und sich so verhalten, als würden sie in Ihrem lokalen Netzwerk ausgeführt, in Wirklichkeit aber ein virtueller Service sind, der sich nahtlos erweitern lässt, wenn die Nachfrage Ihrer Benutzer steigt. Sie zahlen nur für das, was Sie benötigen, und müssen nicht übermäßig viel von Servern und anderer Netzwerktechnologie profitieren, um gelegentliche Nachfragespitzen zu bewältigen.

Auch die Bereitstellung von Cloud-Anwendungen kann selbst in großen Unternehmen in einem viel höheren Tempo erfolgen. Von der Seite des Anbieters ist die Infrastruktur im Grunde immer auf dem neuesten Stand. Der Projektfokus wandert von technischer Implementierung in Richtung Struktur, Inhaltsgestaltung und Change-Management.

Diese verschiedenen Vorteile summieren sich zu dem, was wahrscheinlich der am häufigsten genannte Grund für die Implementierung von Cloud-Technologien ist: Geld zu sparen.

Die Herausforderungen

Viele Menschen, besonders diejenigen, die nicht besonders Computer-Affin sind, sind abgeneigt, Dinge wie Windows und Office zu aktualisieren. Das ist verständlich, denn neue Versionen bedeuten Änderungen an der Benutzeroberfläche. Dies führt zu zusätzlichem Druck und Zeitaufwand, welchen die meisten berufstätigen Erwachsenen lieber vermeiden würden.

Das Problem ist, dass bei Cloud-Anwendungen die IT-Abteilung und der Benutzer weniger Kontrolle über Updates und Änderungen. Viele Benutzer finden es unangenehm, ihre Produktivitätstools zu öffnen und festzustellen, dass sich die Benutzeroberfläche zum Vortag geändert hat. Wenn auch nur in kleinem Umfang. Wenn Sie ihr Intranet selbst betreiben, überlegen Sie sich die Vor- und Nachteile für ein bestimmtes Update genau. Sind sie in der Cloud, trifft die Entschiedung für Updates der Softwareanbieter. Als Intranet-Verantwortlicher müssen sie zumindest versuchen, dies zu managen. Sie sollten täglich die Roadmap des Softwareanbieters im Blick haben und laufend entscheiden, welche neue Funktionen sie Ihren Mitarbeitern tatsächlich zur Verfügung stellen. Oft sind neue Funktionen zwar standardmäßig beim Update aktiviert, können aber von Ihnen für Ihre Organisation manuell deaktiviert werden.

Die Frage der Sicherheit ist wahrscheinlich die umstrittenste Frage für ihre Organisationen, wenn es um Cloud Computing geht. Wo sind Ihre Daten? Sind sie sicher? Was passiert, wenn die Apps abstürzen?

Obwohl in der Praxis spezialisierte Unternehmen wie Google und Microsoft bessere Betriebszeit und Sicherheit bieten können als Sie, gibt es immer noch eine psychologische Diskrepanz und eine berechtigte Sorge um die Cybersicherheit, mit der man sich auseinandersetzen muss.

Schließlich, obwohl die Umstellung auf Cloud-Anwendungen oft als billiger angepriesen wird, achten Sie genau auf die Bedingungen der Servicevereinbarungen. Es kann versteckte Kosten geben, die nicht auf den ersten Blick erkennbar sind. Nicht unüblich ist es, dass Lizenzvereinbarungen von Seiten der Anbieter geändert werden, um mehr Umsatz zu generieren.  Gehen Sie nicht davon aus, dass die Lizenzen für Cloud-Anwendungen alle Anwendungsfälle abdecken, die Sie vermuten.

Fazit

Cloud Apps können ein Vorteil für die Produktivität und die Kostenreduzierung sein, aber dies erfolgreich zu tun, erfordert Erfahrung, Wissen und einen realistischen Zugang.